Domiciliation agréée SPF Économie : quelles obligations votre prestataire doit-il respecter ?
Les six conditions qui décrivent un prestataire de domiciliation selon la loi.
Une domiciliation agréée SPF Économie désigne le service fourni par une entreprise enregistrée auprès du SPF Économie en vertu de la loi du 29 mars 2018, qui met son adresse à disposition d’autres sociétés pour leur siège social. Elle concerne tout fondateur, indépendant ou gérant qui souhaite immatriculer son siège social ailleurs qu’à son domicile privé. Le prestataire doit remplir six conditions matérielles vérifiables, et son enregistrement figure sur une liste publique consultable gratuitement en ligne. Exercer sans cet enregistrement expose à une amende de 250 à 100 000 €.
Avant d’aller plus loin, deux termes méritent une définition précise, parce que tout le reste en dépend.
Un prestataire de services aux sociétés est, au sens de la loi du 29 mars 2018, une personne physique ou morale qui fournit à des tiers certains services liés à la constitution ou à la gestion de sociétés. La domiciliation en fait partie. L’enregistrement, souvent appelé agrément dans le langage courant, est la décision par laquelle la Direction générale de la Politique des PME du SPF Économie autorise cette activité. C’est une autorisation d’exercer, assortie de conditions que le prestataire doit continuer à remplir tant qu’il exerce. Pas un label commercial.
Cette nuance change la façon de choisir. Vous ne comparez pas des fournisseurs sur une échelle de qualité. Vous vérifiez lesquels sont en règle avec un régime légal précis, et cette vérification, vous pouvez la faire vous-même.
Que doit fournir un prestataire de domiciliation selon la loi belge ?
La loi impose six conditions concrètes à toute entreprise qui souhaite fournir un service de domiciliation. Elles portent sur les lieux et sur le contrat, pas sur la réputation.
Le SPF Économie les formule ainsi. Le prestataire doit mettre à disposition des personnes domiciliées des locaux comportant un ou plusieurs bureaux, chacun équipé d’un mobilier lui permettant de remplir sa fonction. Il doit disposer d’un système permettant, à la demande du client, l’archivage sécurisé des documents. Il doit offrir une infrastructure informatique donnant accès à internet ainsi que du matériel de bureautique, photocopieuse et scanner notamment. Il doit prévoir un espace d’accueil. Il doit être occupant légitime des lieux, ce qui suppose un titre de propriété ou un bail. Enfin, il doit intégrer les conditions d’occupation dans une convention type remise au client.
Relisez cette liste. Elle ne parle jamais de site web, de prix, ni de délai de traitement. Elle parle de mètres carrés, de mobilier, d’une connexion internet et d’un endroit où quelqu’un vous reçoit. C’est délibéré. Le législateur belge a cherché à distinguer les entreprises qui exploitent réellement des locaux de celles qui se contentent de louer un nom sur une plaque.
L’amende de 250 à 100 000 € ne frappe pas seulement celui qui exerce sans enregistrement. Elle s’applique également à un prestataire enregistré qui cesse de remplir ces conditions. L’enregistrement n’est donc pas un acquis obtenu une fois pour toutes, c’est un état à maintenir. Un prestataire qui a déménagé, réduit ses locaux ou abandonné son espace d’accueil peut figurer sur la liste tout en n’étant plus en conformité.
Domiciliation agréée SPF Économie : comment vérifier l’enregistrement d’un prestataire ?
Le SPF Économie publie la liste des prestataires enregistrés, et elle est consultable gratuitement, sans compte ni démarche préalable.
Elle se trouve ici : liste publique des prestataires de services aux sociétés. Vous y cherchez le nom commercial ou le numéro d’entreprise du prestataire que vous envisagez. S’il n’y figure pas, la conversation s’arrête là, quel que soit le tarif annoncé.
Trois précautions valent la peine pendant cette vérification. Cherchez le nom exact de l’entité juridique et non celui de la marque, parce que les deux diffèrent souvent et qu’une absence apparente peut n’être qu’une différence de dénomination. Comparez l’adresse figurant sur la liste avec celle que le prestataire vous propose, un écart mérite une question. Et demandez la convention type avant de signer, puisque la loi impose qu’elle existe : un prestataire qui n’en a pas sous la main soulève un doute sur les cinq autres conditions.
Cette vérification prend quelques minutes. Faites-la aussi pour Yelomex, comme pour n’importe quel prestataire : un client qui a vérifié pose ensuite de meilleures questions.
Quels indices doivent vous alerter avant de signer ?
Les signaux d’alerte les plus fiables sont des absences : pas d’enregistrement vérifiable, pas de contrôle d’identité, pas de locaux visitables.
Prenons un cas courant. Vous constituez votre SRL. Vous comparez quatre prestataires bruxellois, l’écart de prix va du simple au triple, et vous retenez le moins cher. Trois semaines plus tard, votre banque vous réclame l’attestation de domiciliation pour ouvrir le compte en constitution. Vous la demandez, elle tarde, et en attendant vous ouvrez la liste publique : le prestataire n’y figure pas. Vous voilà bloqué à l’étape 4 d’une séquence de constitution qui en compte 7, sur un point que vous pensiez réglé dès l’étape 3, avec un rendez-vous notaire déjà fixé.
Le prestataire n’a jamais demandé vos pièces d’identité ni vos projets de statuts. La loi du 18 septembre 2017 impose que l’identification du client, des mandataires et des bénéficiaires effectifs soit terminée avant la conclusion du contrat. Un prestataire qui vous fait signer sans rien vérifier ne vous simplifie pas la vie, il travaille hors cadre.
Aucune adresse physique ne vous est montrée, ou la visite est découragée. Les six conditions portent sur des locaux réels. Si personne ne peut vous recevoir dans l’espace d’accueil que la loi exige, posez la question de son existence.
Le prix est très en dessous du marché. Des bureaux meublés, un système d’archivage, une infrastructure informatique et un espace d’accueil représentent un coût fixe. Un tarif qui ne peut visiblement pas les financer finance probablement autre chose. Ce n’est pas une preuve, c’est une question à poser.
On vous propose de recevoir du courrier sans convention écrite. La convention type fait partie des six conditions. Son absence n’est pas un détail administratif, c’est un manquement.
Personne ne répond avant plusieurs jours. Le courrier administratif belge court sur des délais fixes. Un prestataire injoignable en phase commerciale le sera rarement moins une fois le contrat signé.
Que reste-t-il à votre charge une fois le prestataire choisi ?
L’enregistrement couvre le prestataire. La substance de votre société reste votre obligation à vous, et aucun agrément ne s’y substitue.
Votre siège social est l’adresse où l’administration vous notifie, où le tribunal vous assigne, où le fisc vous écrit. La loi attend qu’un lien réel existe entre votre société et cette adresse. Concrètement : votre courrier y est traité et vous parvient, vous pouvez y être reçu, et vous êtes en mesure d’expliquer votre organisation à un inspecteur en deux phrases. Un prestataire irréprochable ne vous dispense pas de cette exigence, il vous donne les moyens de la remplir.
C’est pourquoi une adresse ne s’achète pas pour être oubliée : elle tient tant qu’elle sert vraiment. Le cas des sociétés de gestion immobilière, où plusieurs entités partagent souvent la même adresse, illustre bien ce que les banques et l’administration regardent réellement.
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Questions fréquentes
Comment savoir si un prestataire de domiciliation est enregistré au SPF Économie ?
Consultez la liste publique des prestataires de services aux sociétés sur le site du SPF Économie, à l’adresse prestatairesdeservices.economie.fgov.be. La recherche se fait par nom d’entreprise ou par numéro d’entreprise, elle est gratuite et ne demande aucun compte. Vérifiez le nom de l’entité juridique et non celui de la marque commerciale, les deux diffèrent fréquemment.
Que risque un prestataire qui exerce sans enregistrement ?
Une amende de 250 à 100 000 €. La même sanction s’applique à un prestataire déjà enregistré qui cesse de remplir les conditions légales, par exemple s’il abandonne ses locaux ou son espace d’accueil. L’enregistrement est un état à maintenir, pas une formalité acquise une fois pour toutes.
L’enregistrement du prestataire suffit-il à protéger ma société ?
Non. L’enregistrement encadre l’activité du prestataire, il ne couvre pas les obligations qui pèsent sur votre société. Votre siège social doit conserver un lien réel avec votre activité, ce qu’on appelle la substance. Cette exigence reste la vôtre quelle que soit la qualité du prestataire choisi.
Quelles obligations restent à ma charge en tant que société domiciliée ?
Maintenir un lien effectif avec l’adresse : que votre courrier officiel y soit traité et vous parvienne, que vous puissiez y être reçu, et que votre organisation soit explicable à un contrôle. Vous devez également signaler tout changement affectant votre société et tenir à jour vos données auprès de votre prestataire, qui est légalement tenu de les réviser au moins une fois par an.
Un tarif anormalement bas est-il un signal d’alerte ?
Il mérite une question, pas une conclusion. Les six conditions légales (locaux meublés, archivage sécurisé, infrastructure informatique et matériel de bureautique, espace d’accueil, occupation légitime des lieux, convention type) représentent un coût fixe réel. Un prix qui semble ne pas pouvoir les financer justifie de vérifier l’enregistrement et de demander à visiter les locaux.
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