Confidentialité

YELOMEX SRL s’efforce de traiter vos données à caractère personnel de manière légale, honnête et transparente. Tout traitement de vos données se fait conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

1. Principes de traitement

Cela signifie notamment que :

Nous mentionnons clairement à quelles finalités nous traitons les données.
Nous limitons la collecte de données au strict nécessaire pour des fins légitimes et légales.
Nous traitons vos données sur la base de l’exécution d’un contrat, d’une obligation légale, ou, le cas échéant, de votre consentement.
Nous prenons des mesures de protection adaptées pour sécuriser vos données.
Nous respectons vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité.

2. Collecte et finalités

Lorsque vous sollicitez les services de YELOMEX SRL (domiciliation, gestion de courrier), nous trai- tons vos données pour les finalités suivantes :

Gestion contractuelle (base légale : exécution d’un contrat) : Création de compte, factura- tion et communication.
Obligations légales — KYC & LBC (base légale : obligation légale) : Identification des clients et des bénéficiaires effectifs (UBO) conformément à la législation belge contre le blanchi- ment de capitaux et le financement du terrorisme.
Service opérationnel (base légale : exécution d’un contrat) : Numérisation (scan PDF) et transmission quotidienne de votre courrier postal.

3. Données traitées

Nous traitons les données suivantes :

Identification : Nom, prénom, date et lieu de naissance.
Coordonnées : Adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de résidence.
Documents officiels : Copie de la carte d’identité ou du passeport, projets de statuts de société.
Données financières : Numéro de compte bancaire, numéro de TVA.

4. Partage des données

Vos données ne sont transmises à des tiers que si cela est strictement nécessaire pour l’exécution du contrat (ex. : prestataires informatiques sécurisés pour le stockage Cloud) ou pour répondre à une obligation légale (ex. : autorités judiciaires ou SPF Économie). Nos sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et n’utilisent vos données qu’aux fins pour lesquelles elles leur ont été communiquées.

5. Durée de conservation

Conformément à la loi anti-blanchiment (LBC), les documents relatifs à l’identification des clients sont conservés pendant une période de 10 ans après la fin de la relation contractuelle. Les données liées à la facturation et à la gestion contractuelle sont conservées pendant la durée du contrat et 7 ans après son terme, conformément aux obligations comptables légales. Les courriers numérisés sont supprimés après leur transmission et une période de sauvegarde technique courte, sauf demande contraire.

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès : Savoir quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
Droit de rectification : Corriger des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement : Demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation).
Droit à la limitation du traitement : Demander que le traitement de vos données soit temporaiement suspendu, notamment si vous contestez leur exactitude ou l’étendue du traitement.
Droit d’opposition : Vous opposer au traitement de vos données lorsque celui-ci est basé sur notre intérêt légitime. Ce droit ne s’applique pas aux traitements basés sur une obligation légale.
Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, afin de les transférer à un autre responsable de traitement.

7. Contact et réclamations

Pour toute question relative à vos données personnelles, contactez notre responsable de la protection des données :

MATERNA VERONIKA
Boulevard Bischoffsheim 39, 1000 Bruxelles

E-mail : yelomex@yelomex.com

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) :

Autorité de Protection des Données (APD) Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be