Qu'est-ce que la domiciliation?

Toute société enregistrée en Belgique doit disposer d'un siège social physique établi dans le Royaume de Belgique.  La domiciliation correspond au siège social de la société, autrement dit, lieu où arrive le courrier de la société et où sont conservés tous les documents légaux de celle-ci (statuts, livres des associés, pièces comptables). 

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Comment fonctionne la domiciliation d'entreprise?

Une fois le contrat de domiciliation signé, vous disposez d'une adresse propre à votre société.  Le nom de votre société et l'adresse représentent alors les coordonnées commerciales officielles que vous pouvez utiliser partout: site web, flyers, carte de visite, correspondances avec les autorités administratives,....

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Y-a-t'il des conditions à remplir pour pouvoir domicilier sa société?

Pour pouvoir domicilier son siège social, il faut

• Disposer d’une société réelle 

• Posséder un numéro de TVA (sauf nouvelle constitution)

• Être inscrit à la Banque-carrefour des entreprises belge (BCE)

• Effectuer la domiciliation pour une durée minimale de trois mois

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Je n'ai pas encore de numéro de TVA, est-ce un problème?​

Pas du tout.  Beaucoup de nos clients sont dans le cas!  Nous remplissons alors la procédure d'inscription sur base du devis (3 mois de services payés d'avance).  Vous recevez l'adresse à communiquer au notaire.  Dès que vous avez activé votre numéro de TVA, nous transformons le devis en facture.  Ceci vous permet de rentrer cette dépenses dans les frais de la société.

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Une personne peut-elle établir son domicile privé dans le centre d'affaires?

Non. Notre service de domiciliation s'adresse aux personnes morales et aux entrepreneurs exerçant une activité professionnelle en tant qu'indépendant.

Pourquoi? Pour pouvoir établir son domicile privé en un endroit il faut répondre à des règles précises:
Vous devez signaler au service population de votre commune votre nouvelle adresse. Normalement cette déclaration doit être faite dans les 8 jours après le déménagement.  La commune lance alors une enquête visant à confirmer que vous avez effectivement établi votre résidence principale à l’adresse que vous avez déclaré. Elle charge un agent de quartier ou un fonctionnaire compétent à vérifier si vous vivez effectivement à l’endroit déclaré.
Les critères utilisés par les communes pour apprécier si une personne habite à un endroit sont le suivants:

• la personne vit à cette adresse la plus grande partie de l’année ;

• la personne rejoint cette adresse après ses occupations professionnelles

• c’est le lieu de la fréquentation scolaire des enfants ;

• c’est le lieu de facturation des consommations d’énergie (gaz, électricité, eau) 

Si ces critères ne sont pas remplis, l'inscription à la commune est radiée.

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Comment obtenir mon courrier?

Différentes solutions s'offrent à vous :

• Nous ouvrons et scannons votre courrier à l'adresse mail souhaitée 

• Vous vous présentez au bureau durant les heures d'ouverture afin de collecter votre courrier

• Nous ré-expédions tout votre courrier à l'adresse souhaitée (moyennant frais de port 1€/timbre HTVA).

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Quelles démarches doivent être effectuées pour transférer le siège de ma société?

• Activité en tant que personne morale (SPRL, SA, SCS,...)

Le transfert de siège social doit faire l'objet d'une décision des représentants de la société via assemblée générale.  Ensuite, celle-ci doit être publiée au Moniteur belge.  La nouvelle adresse doit également être communiquée à la BCE et à la TVA. 

• Activité en tant que personne physique (indépendant, indépendant TVA étranger)

La nouvelle adresse commerciale doit être communiquée et transcrite à la BCE.

Nous pouvons effectuer les démarches en votre nom. (Tarif 150€ HTVA)

Plus d'informations: 

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Pouvez-vous réceptionner les recommandés en mon nom?

Grâce à la procuration postale flexible à usage professionnel de Bpost, nous pouvons recueillir tous vos recommandés en votre nom et vous les faire ensuite parvenir.  Moyennant 54.95€, vous recevez une carte de procuration non-nominative qui mandate notre bureau sur une durée de trois ans.  

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Domiciliation d’une société, pourquoi faut-il en parler avec votre comptable ?

Oui car vos frais de domiciliation peuvent être déduit de votre compte de résultat! N’hésitez pas à prendre contact avec notre fiduciaire comptable partenaire Amarris.be.

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Le registre des parts doit-il être conservé au siège de la société?

Oui. Tout tiers intéressé doit pouvoir consulter le registre des parts au siège de la société. Cela signifie que toutes personnes en mesure de démontrer un intérêt pourra prendre connaissance du contenu du registre des parts.

Parmi les tiers intéressés, on pourrait citer le SPF Finances, le SPF Economie et d'autres institutions publiques.

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