Qu’est-ce que la domiciliation ?

En Belgique, toute société enregistrée doit disposer d’un siège social physique établi sur le territoire belge. La domiciliation correspond à l’adresse officielle du siège social de votre société. C’est à cette adresse que le courrier officiel est réceptionné et où sont conservés les documents légaux tels que les statuts, le livre des associés et les pièces comptables.

 

Comment fonctionne la domiciliation d’entreprise ?

Après la signature de votre contrat de domiciliation, une adresse est attribuée à votre société. Cette adresse devient alors vos coordonnées commerciales officielles que vous pouvez utiliser sur :

• Votre site internet,

• Vos cartes de visite,

• Vos supports marketing (flyers, brochures),

• Vos correspondances avec les autorités administratives.

 

Quelles sont les conditions pour domicilier sa société ?

Pour bénéficier d’un service de domiciliation, il est nécessaire de :

1. Disposer d’une société active et légalement constituée,

2. Posséder un numéro de TVA (non requis pour une société en cours de constitution),

3. Être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE),

4. Souscrire à une durée minimale de trois mois pour le service de domiciliation.

 

Je n’ai pas encore de numéro de TVA, est-ce un problème ?

Pas du tout ! Si votre société est en cours de création, nous pouvons préparer votre domiciliation sur base d’un devis. Voici comment cela fonctionne :

1. Vous payez 3 mois de services à l’avance,

2. Nous vous fournissons immédiatement l’adresse à transmettre au notaire,

3. Dès l’obtention de votre numéro de TVA, le devis est transformé en facture.

Cela vous permet d’inclure ces frais dans les dépenses professionnelles de votre société.

 

Une personne peut-elle établir son domicile privé dans un centre d’affaires ?

Non, le service de domiciliation proposé par YELOMEX est réservé exclusivement aux personnes morales (sociétés) et aux entrepreneurs indépendants.

Pourquoi ? L’établissement d’un domicile privé est soumis à des règles strictes. En effet, pour déclarer votre résidence principale, vous devez :

• Signaler votre nouvelle adresse au service population de votre commune dans les 8 jours suivant votre déménagement,

• Vous soumettre à une enquête de résidence menée par un agent de quartier pour vérifier que vous habitez réellement à l’adresse déclarée.

Les critères d’évaluation incluent :

• Votre présence effective à cette adresse la majeure partie de l’année,

• Votre retour quotidien après vos activités professionnelles,

• La scolarisation de vos enfants à proximité,

• La facturation des consommations d’énergie (eau, gaz, électricité).

Si ces critères ne sont pas respectés, l’inscription en commune peut être radiée.

 

Comment obtenir mon courrier ?

Plusieurs options sont disponibles pour la gestion de votre courrier :

1. Numérisation et renvoi par e-mail : nous ouvrons et scannons votre courrier à l’adresse e-mail de votre choix,

2. Récupération sur place : vous pouvez venir collecter votre courrier en nos bureaux pendant les heures d’ouverture,

3. Réexpédition postale : nous vous renvoyons votre courrier par la poste à l’adresse souhaitée (frais de port : 1€/timbre HTVA).

 

Quelles démarches pour transférer le siège de ma société ?

Pour une société (personne morale : SPRL, SA, SCS, etc.) :

1. Décider du transfert lors d’une assemblée générale,

2. Publier la décision au Moniteur belge,

3. Mettre à jour l’adresse auprès de la BCE et de la TVA.

Pour un indépendant (personne physique) :

• Déclarer la nouvelle adresse commerciale à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

Nous pouvons prendre en charge ces démarches pour vous.
Tarif : 150€ HTVA.

 

Pouvez-vous réceptionner les recommandés en mon nom ?

Oui, grâce à la procuration postale professionnelle de Bpost. Ce service permet à notre bureau de réceptionner vos courriers recommandés.

• Tarif : 54,95€ pour une carte de procuration valable 3 ans.

• Cette carte non nominative nous mandate pour collecter et vous transmettre vos recommandés.

 

 

Le registre des parts doit-il être conservé au siège de la société ?

Oui. Le registre des parts doit obligatoirement être conservé au siège social de la société. Cela permet à tout tiers intéressé (comme le SPF Finances ou le SPF Économie) de le consulter sur demande.

Pour toute autre question ou demande d’informations supplémentaires, n’hésitez pas à contacter notre équipe !