How do I receive business mail without a physical office in Brussels?

You can use a licensed domiciliation provider like YELOMEX. They receive all your mail at their Brussels address, scan it the same day, and send it to you by email. No physical office needed — your registered address remains fully legal for BCE and VAT registration.

Is mail scanning included in Brussels domiciliation services?

Not always. Some providers charge per scan (€1–3 per page). YELOMEX includes unlimited scanning in its all-inclusive €60/month package — no extra fees regardless of mail volume.

How quickly is business mail scanned and forwarded in Brussels?

At YELOMEX, 85% of mail is scanned and emailed within 8 hours of reception. Urgent registered letters and official correspondence (tax authorities, ONSS) are prioritised and notified immediately.

Can I receive registered letters and official government mail at a domiciliation address?

Yes. A licensed domiciliation address in Brussels is fully recognised by Belgian tax authorities (SPF Finances), the social security office (ONSS), and the BCE. All official correspondence — including registered letters — can be received and managed at your domiciliation address.

What is the difference between a PO box and a business domiciliation address in Belgium?

A PO box is a mail collection service only — it cannot be used as a legal registered office for a Belgian company. A domiciliation address from a licensed provider is a real physical address that satisfies Belgian company law requirements for BCE registration, VAT, and banking.

How much does mail forwarding cost for a Brussels business address?

Costs vary by provider. Some charge €5–25 per forwarding shipment on top of the base subscription. YELOMEX includes mail scanning and digital forwarding (email) in its flat €60/month rate. Physical postal forwarding is available on request at cost price.

Can I use a Brussels domiciliation address to open a Belgian business bank account?

Yes, provided your domiciliation provider is registered with the Belgian FPS Economy. YELOMEX was among the first providers to obtain this registration in Belgium. Banks including BNP Paribas Fortis, ING, and KBC accept YELOMEX addresses for professional account opening.

Siège social, siège d'exploitation et unité d'établissement : quelles différences en Belgique ?

VARO
2 juil.
4 min de lecture

Le siège social : l'adresse légale de votre société

Le siège social est l'adresse officielle de votre société. C'est celle qui figure dans vos statuts, au Moniteur belge, dans votre dossier BCE et sur l'ensemble de vos documents commerciaux (factures, contrats, courriers officiels).

En droit belge, toute société doit avoir un siège social. Cette adresse détermine plusieurs éléments structurants :

la région administrative à laquelle votre société est rattachée (Bruxelles, Wallonie ou Flandre), ce qui conditionne certaines obligations linguistiques et fiscales
le tribunal compétent en cas de litige commercial
l'adresse de réception du courrier officiel (huissiers, administrations, ONSS, SPF Finances)

La loi belge autorise la domiciliation de siège social chez un prestataire agréé par le SPF Économie, c'est précisément le service que propose Yelomex. Vous exercez votre activité là où vous le souhaitez ; votre adresse légale reste stable, à Bruxelles.

Le siège d'exploitation : là où l'activité est exercée

Le siège d'exploitation désigne le lieu où votre société exerce effectivement son activité professionnelle. Il peut s'agir d'un bureau, d'un atelier, d'un commerce, d'un entrepôt, ou de tout espace dans lequel vous accueillez des clients ou produisez vos services.

La différence fondamentale avec le siège social : le siège d'exploitation n'est pas une obligation légale en tant que telle. Un consultant indépendant qui travaille depuis son domicile ou chez ses clients n'a pas de siège d'exploitation déclaré. Une société de gestion immobilière qui n'a pas de bureau physique non plus.

En revanche, si votre activité se déroule dans un lieu fixe distinct de votre siège social, ce lieu doit être déclaré à la BCE comme unité d'établissement supplémentaire. La BCE ne connaît pas le terme « siège d'exploitation » en tant que tel : administrativement, tout lieu fixe d'activité se traduit par l'ouverture d'une unité d'établissement auprès de votre guichet d'entreprises.

L'unité d'établissement : le concept BCE qui englobe tout

L'unité d'établissement est la notion utilisée par la BCE pour identifier chaque lieu fixe d'activité d'une entreprise. C'est un concept administratif, pas un concept juridique au sens du code des sociétés.

Voici ce qu'il faut retenir :

Le siège social est toujours une unité d'établissement. Dès l'inscription à la BCE, votre siège social reçoit automatiquement un numéro d'unité d'établissement (un numéro unique à 10 chiffres, qui commence généralement par un 2).
Chaque siège d'exploitation fixe est une unité d'établissement supplémentaire. Si vous ouvrez un bureau à Liège en plus de votre siège social à Bruxelles, vous déclarez une deuxième unité d'établissement à la BCE.
Une même société peut avoir plusieurs unités d'établissement, mais un seul siège social. La multiplicité d'unités d'établissement est courante pour les chaînes de commerce, les cabinets multi-sites ou les sociétés en croissance.

Récapitulatif : les notions en un tableau

Tableau comparatif : siège social et unité d'établissement ("siège d'exploitation") :
Siège social : Adresse légale de la société - Toujours obligatoire - Un seul siège social
Unité d'établissement ("siège d'exploitation") : Lieu d'activité effective - Obligatoire si activitée excercée à une autre adresse permanente, localisable et autonome - Nombre variable.

Peut-on avoir un siège social différent de son lieu d'activité ?

Oui, et c'est une situation courante. La domiciliation commerciale est encadrée en Belgique par la loi du 29 mars 2018 portant enregistrement des prestataires de services aux sociétés, et son arrêté royal d'exécution du 11 octobre 2018, qui imposent l'enregistrement des prestataires auprès du SPF Économie avant l'exercice de leur activité. La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux s'y ajoute : elle impose aux entreprises de fourniture d'adresses des obligations de vigilance (identification du client, vérification UBO), précisées par le règlement approuvé par l'arrêté royal du 31 juillet 2020, mais ce n'est pas elle qui autorise l'exercice de la domiciliation.

Pour être valide, la domiciliation de siège social doit être assurée par un prestataire enregistré auprès du SPF Économie, qui signe avec vous une convention de domiciliation. Cette convention est le document que votre notaire, votre guichet d'entreprise et votre banque vous demanderont lors de la constitution ou de l'ouverture de votre compte professionnel.

Yelomex est parmi les premiers centres d'affaires belges enregistrés auprès du SPF Économie. La convention de domiciliation est fournie dès l'inscription, prête pour votre notaire ou votre guichet.

Ce que cela change concrètement pour votre dossier

Si vous créez une société en Belgique et que vous n'avez pas de bureau physique, voici ce que vous devez déclarer à la BCE :

Une unité d'établissement correspondant à votre siège social domicilié chez Yelomex (en fonction de l'activité exercée)
Aucune unité d'exploitation supplémentaire si vous n'avez pas de lieu d'activité fixe

Si vous avez un bureau ou un atelier en plus de votre siège domicilié, vous déclarez ce deuxième lieu comme unité d'établissement lors de votre inscription ou ultérieurement via la BCE en ligne.

Pour toute question sur la procédure, consultez notre FAQ. La domiciliation de siège social chez Yelomex est à 60 € HTVA par mois, sans dépôt, sans préavis, tout inclus.

Vous cherchez une adresse professionnelle à Bruxelles ?

Yelomex propose la domiciliation commerciale au cœur de Bruxelles avec une formule sans engagement et tout-compris à 60 € (HTVA)/mois.

FAQ

La domiciliation de siège social est-elle légale en Belgique ?

Dois-je déclarer un siège d'exploitation si je travaille depuis mon domicile ?

Non, dans la plupart des cas. La BCE applique quatre critères cumulatifs pour exiger une unité d'établissement : une adresse fixe, une activité exercée de façon permanente à cette adresse, et une autonomie dans son exercice. Le SPF Économie précise explicitement que les adresses privées des télétravailleurs ne sont pas des unités d'établissement de l'entité dont ils dépendent. Si vous travaillez depuis chez vous sans y recevoir de clients de façon régulière, aucune inscription supplémentaire n'est requise.

Mon siège social peut-il être à Bruxelles si je travaille en dehors de Bruxelles ?

Oui. Le siège social détermine votre adresse légale, pas le lieu où vous exercez votre activité. Nombreux sont les indépendants et sociétés dont le siège est domicilié à Bruxelles, tandis que l'activité s'exerce en Wallonie, en Flandre ou à l'étranger.