How do I receive business mail without a physical office in Brussels?

You can use a licensed domiciliation provider like YELOMEX. They receive all your mail at their Brussels address, scan it the same day, and send it to you by email. No physical office needed — your registered address remains fully legal for BCE and VAT registration.

Is mail scanning included in Brussels domiciliation services?

Not always. Some providers charge per scan (€1–3 per page). YELOMEX includes unlimited scanning in its all-inclusive €60/month package — no extra fees regardless of mail volume.

How quickly is business mail scanned and forwarded in Brussels?

At YELOMEX, 85% of mail is scanned and emailed within 8 hours of reception. Urgent registered letters and official correspondence (tax authorities, ONSS) are prioritised and notified immediately.

Can I receive registered letters and official government mail at a domiciliation address?

Yes. A licensed domiciliation address in Brussels is fully recognised by Belgian tax authorities (SPF Finances), the social security office (ONSS), and the BCE. All official correspondence — including registered letters — can be received and managed at your domiciliation address.

What is the difference between a PO box and a business domiciliation address in Belgium?

A PO box is a mail collection service only — it cannot be used as a legal registered office for a Belgian company. A domiciliation address from a licensed provider is a real physical address that satisfies Belgian company law requirements for BCE registration, VAT, and banking.

How much does mail forwarding cost for a Brussels business address?

Costs vary by provider. Some charge €5–25 per forwarding shipment on top of the base subscription. YELOMEX includes mail scanning and digital forwarding (email) in its flat €60/month rate. Physical postal forwarding is available on request at cost price.

Can I use a Brussels domiciliation address to open a Belgian business bank account?

Yes, provided your domiciliation provider is registered with the Belgian FPS Economy. YELOMEX was among the first providers to obtain this registration in Belgium. Banks including BNP Paribas Fortis, ING, and KBC accept YELOMEX addresses for professional account opening.

Créer une société en Belgique : à quel moment déterminer l'adresse de son siège social ?

VARO
5 juin
5 min de lecture

Votre société n'existe pas encore. C'est exactement le bon moment.

La plupart des futurs gérants qui cherchent une adresse de siège social sont dans la même situation : un rendez-vous chez le notaire fixé dans les prochaines semaines, et il vous demande l'adresse pour préparer les statuts.

Peut-on s'inscrire chez un domiciliataire avant même que la société existe ?

Oui. Et si vous cherchez cette adresse après votre rendez-vous notaire, vous risquez de payer plus de 200 € pour corriger quelque chose qui s'évitait facilement.

Cet article explique pourquoi l'adresse de siège social précède légalement la création de votre société en Belgique, comment se déroule la séquence correcte étape par étape, et ce que vous transmettez au notaire une fois que vous avez votre convention de domiciliation en cours de constitution.

Tampon officiel apposé sur un document de création de société, domiciliation siège social Bruxelles

Qu'est-ce que le siège social en droit belge ?

Le siège social est l'adresse légale d'une société : celle qui figure dans les statuts, dans la Banque-Carrefour des Entreprises, sur toutes les communications officielles et sur vos factures. Elle détermine la juridiction compétente en cas de litige et la région administrative à laquelle votre société est rattachée. La domiciliation commerciale permet d'établir ce siège chez un prestataire agréé par le SPF Économie, sans y exercer d'activité physique quotidienne.

Pourquoi le notaire vous demande l'adresse avant de rédiger vos statuts

En Belgique, la constitution d'une SRL ou d'une SA passe par un acte authentique rédigé par un notaire. Ce n'est pas une formalité rapide : le notaire prépare les statuts en amont, souvent plusieurs jours avant le rendez-vous de signature. Les statuts doivent inclure, parmi les mentions obligatoires, l'adresse du siège social de la société. C'est une exigence du Code des sociétés et des associations. Sans adresse confirmée, le notaire ne peut pas finaliser le document.

Cette contrainte crée une situation inconfortable pour les gérants qui n'ont pas encore d'adresse au moment de fixer leur rendez-vous. Une adresse provisoire — souvent leur adresse personnelle — est alors inscrite, avec l'intention de régulariser plus tard. Cette régularisation a un coût (tarif en vigueur en juin 2026 : 207,76 €. Source : SPF Justice), et prend du temps.

Comment créer une SRL à Bruxelles ?

Voici la chronologie des étapes à suivre afin d'éviter toute friction et frais supplémentaire :

Étape 1 : Décision de constituer
Prise seul ou après un rendez-vous avec un comptable, un conseiller fiscal ou un guichet d'entreprises.

Étape 2 : Plan financier
Requis pour les SRL et SA par le CSA (article 5:4). Ce plan couvre les deux premières années d'activité.

Étape 3 : Choix de l'adresse de siège social
Inscription chez un domiciliataire agréé par le SPF Économie.

Étape 4 : Transmission au notaire
L'adresse et la convention sont envoyées au notaire. Finalisation de la rédaction des statuts avec l'adresse correcte incluse.

Étape 5 : Signature
Signature de l'acte constitutif. L'adresse du siège social est inscrite dans les statuts.

Étape 6 : Dépôt
Au Greffe et publication au Moniteur Belge

Étape 7 : Inscription à la BCE
La société reçoit son numéro d'entreprise à dix chiffres.

Étape 8 : Inscription à la TVA
Si l'activité est assujettie à la TVA.

Comment s'inscrire chez un domiciliataire quand votre société est en cours de constitution à Bruxelles ?

C'est la question que nous recevons le plus souvent. « Je n'ai pas encore de numéro BCE, pas de numéro TVA. Que dois-je mettre dans votre formulaire ? »

Réponse directe : vous remplissez vos données personnelles, pas celles de la société.

À ce stade du processus, voici ce que vous avez, et c'est suffisant :

Votre pièce d'identité (carte d'identité ou passeport valide)
Le nom envisagé pour votre société et sa forme juridique (par exemple : « Dupont Conseil SRL »)
Les projets de statuts, ou à défaut l'objet social défini avec votre notaire
Votre adresse personnelle, pour la correspondance durant la période de constitution

Concernant le champ « numéro TVA » : laissez-le vide, ou indiquez « en cours de constitution ».

Ce n'est pas un problème. Le formulaire est conçu pour accueillir des sociétés à ce stade précis.

Conformément à la loi du 18 septembre 2017, tout prestataire agréé a l'obligation de vérifier l'identité du futur gérant avant de conclure le contrat de domiciliation. Cette vérification porte sur votre pièce d'identité et, selon les cas, les projets de statuts. C'est une obligation légale de lutte contre le blanchiment, pas un obstacle administratif.

Une fois le dossier validé, vous recevez une convention de domiciliation signée. Ce document atteste que la société en cours de constitution est autorisée à utiliser l'adresse comme siège social. C'est ce document que vous transmettez à votre notaire, qui peut dès lors finaliser les statuts.

Le numéro BCE est attribué après la constitution. Une fois que vous le recevez, pensez à le communiquer à votre prestataire de domiciliation : c'est une démarche simple, mais elle permet de tenir le dossier à jour et d'éviter tout flou administratif par la suite.

Ce que vous évitez concrètement en choisissant l'adresse avant la signature chez le notaire

Prenons le cas concret d'un consultant qui crée une SRL à Bruxelles. Il a fixé son rendez-vous notaire pour dans dix jours mais n'a pas encore d'adresse de siège. Le notaire inscrit son adresse personnelle à Etterbeek dans les statuts, « à titre provisoire ». La société est constituée. Trois semaines plus tard, il trouve une adresse professionnelle à Bruxelles.

Résultat : modification des statuts déposée au Greffe, 207,76 €. Les délais de traitement à la BCE peuvent varier entre plusieurs jours et plusieurs semaines. Si le changement implique de passer d'une région administrative à une autre (de la Région flamande vers la Région bruxelloise, par exemple), les implications sont plus larges : changement de compétence pour l'administration fiscale régionale, accès aux aides économiques bruxelloises modifié, et potentiellement une langue de correspondance officielle différente pour les documents de la BCE et de l'ONSS.

Rien de tout cela n'est irréparable. Mais c'est une démarche supplémentaire, un coût évitable, et un délai qui retarde l'ouverture du compte bancaire professionnel, lui-même conditionné à l'obtention du numéro BCE avec la bonne adresse.

Questions fréquentes

Puis-je m'inscrire chez un domiciliataire sans numéro BCE ni numéro TVA ?

Oui. Les domiciliataires agréés accueillent les sociétés en cours de constitution. Vous remplissez le formulaire d'inscription avec vos données personnelles en tant que futur gérant. Les champs BCE et TVA peuvent rester vides ou mentionner « en cours de constitution ». Ces numéros sont communiqués au domiciliataire après la constitution, une fois obtenus auprès de la BCE.

Que dois-je transmettre au notaire comme preuve que j'ai une adresse de siège‎‎‎ ?

La convention de domiciliation signée par le prestataire agréé suffit. Ce document mentionne le nom de la société en cours de constitution, l'adresse exacte du siège, et atteste que le prestataire autorise l'utilisation de cette adresse à titre de siège social. Le notaire l'utilise pour finaliser les statuts avant le rendez-vous de signature.

Que se passe-t-il si je change d'adresse après la constitution ?

Un changement d'adresse de siège social implique une modification des statuts, déposée au Greffe du Tribunal de l'Entreprise (207,76 € en 2026). Si la nouvelle adresse se trouve dans une région administrative différente de l'ancienne, des démarches supplémentaires s'appliquent. Ce changement reste possible à tout moment, mais il génère un coût et un délai de traitement de plusieurs semaines à la BCE.

La convention de domiciliation suffit-elle pour ouvrir un compte bancaire professionnel ?

En partie. Les banques belges demandent généralement l'acte constitutif signé et le numéro BCE pour ouvrir un compte au nom de la société. La convention de domiciliation atteste que l'adresse du siège est conforme, ce qui est un critère de validation pour plusieurs établissements. Elle ne remplace pas le numéro d'entreprise pour l'ouverture du compte, mais elle confirme que votre adresse est prête avant même que le numéro existe.

Yelomex est un centre d'affaires agréé SPF Économie à Bruxelles. Nous accompagnons les entrepreneurs en cours de constitution depuis notre ouverture.

La convention de domiciliation est transmise après validation du dossier KYC, les tarifs sont fixes et tout inclus : 60 € HTVA par mois, sans dépôt ni préavis (tarif en vigueur en juin 2026).

Si vous avez des questions sur ce que vous devez remplir, notre FAQ couvre les cas les plus fréquents.